Selecteren van adviseurs met de sinaasappelsaptest

Deze keer een meta-advies over het selecteren van geschikte adviseurs voor opdrachten op het gebied van IT, security en dergelijke. Adviseurs kunnen deze tips echter ook gebruiken. Ik behandel vier situaties.

De vier situaties zijn:

1. Er is geen probleem.
2. Er is een probleem, maar je weet het nog niet (en dus is er geen opdrachtgever).
3. Je weet dat er een probleem is en kent de oplossingsrichting.
4. Je weet dat er een probleem is, maar kent zelfs de oplossingsrichting niet.

Situatie 1 is gemakkelijk: er is geen adviseur nodig. Dit komt alleen zelden voor. Het is belangrijk het verschil met situatie 2 te herkennen, dus je moet tijdig inzien wanneer er wel advies nodig is. In situatie 2 is het voor een adviseur - die het probleem beroepshalve wel ziet - verleidelijk om met ‘ongevraagd advies’ te komen. Zoals het vanuit de zaal corrigeren van de cijfers die de directeur toont tijdens de nieuwjaarstoespraak. Of je zegt: “Maar dat doe je ook helemaal verkeerd”, als iemand vertelt over zijn bescheiden successen in werk of hobby (je kunt blijkbaar hardlopen op talloze foute manieren, zo heb ik gehoord). Vaak is dat onverstandig of slecht voor de relatie. Geef je tóch ongevraagd advies en doet men er niets mee, dan is dat vervelend voor jou als adviseur. Maar doet men er wel iets mee en is het zelfs succesvol, dan krijg je er niet voor betaald – en dat is óók vervelend. Denk eraan: als ze je niet (willen) inhuren als adviseur, los dan ook hun probleem niet op. Ook in situatie 2 is er geen adviseur.

In situatie 3 moet er een adviseur komen. Zelfs het benodigde specialisme van die adviseur voor de oplossing is al bekend. Een aantal voorbeelden:

• Je beste programmeur heeft zo’n tandpijn dat zij niet meer goed kan denken, waardoor ze steeds meer fouten in haar softwarecode maakt (‘tandarts’, of ‘code peer review’).
• Als een tester het toilet doortrekt, stroomt het over en staat iedere keer de hele testafdeling - met al die dure computers - blank (loodgieter of meer ‘automated testing’, dus minder testers).
• Je laat elke dag om middernacht de batchrun uitvoeren, maar op de laatste dag van een verslagperiode duurt dit te lang en is het niet op tijd klaar om daarna de systemen opnieuw te kunnen starten (batchspecialist als het elke maand is, of batch iets eerder starten als het alleen bij het jaarwerk is).

Stel de technisch adviseur in je intakegesprek de volgende vragen en scheid met de antwoorden het kaf van het koren.

Vraag 1: hoe krijg je een olifant in een kast?
Het doel is te kijken of iemand kan abstraheren en tenminste enig gevoel voor humor heeft - en daarmee kan relativeren. Ook wil je als opdrachtgever een adviseur die het probleem niet groter maakt dan het is, maar die planmatig in overzichtelijke stappen te werk gaat. Het juiste antwoord is: deurtje open, olifant erin, deurtje dicht. Maak het niet moeilijker dan nodig: Keep It Simple, Stupid.

Vraag 2: hoe krijg je een neushoorn in de kast?
Wie net heeft opgelet, weet het al: deurtje open, neushoorn erin, deurtje dicht. Want we zijn natuurlijk voor hergebruik van oplossingen zoals ‘reusable code’. Maar de situatie moet zich er wel toe lenen. Het beste antwoord is hier: deurtje open, olifant eruit, neushoorn erin, deurtje dicht. Het gaat erom of de kandidaat-adviseur denkt aan de gewijzigde situatie (de kast is niet meer leeg) en belangrijke details (het deurtje moet ook weer dicht). In de vraag staat nu ‘de kast’. Met andere woorden: leest de adviseur de opgestelde requirements nauwkeurig? Ook dient hij het ‘wiel’ van vraag 1 (helemaal zelf bedacht of net van jou gehoord als oplossing) ook zoveel als mogelijk toe te passen in een nieuw geval.

Ongetwijfeld is ook uw bedrijf of overheidsinstelling een ‘lerende organisatie’, dus alle medewerkers moeten blijven leren. Deze vragenset is een uitgelezen kans om het individuele leerproces te observeren bij een externe (of interne) adviseur. Lacht de kandidaat om eigen denkfouten en zie je hem/haar groeien en ervan leren en zich daarna meer ontspannen? Of gloeit iemand van schaamte (blozen) om die denkfout, wordt hij/zij steeds stiller en wordt zo het gesprek een gemiste kans? Dit zegt iets over de persoonlijke leerstijl. Je moet die leerstijlen van elkaar kennen om effectief te kunnen samenwerken. Neem enige tijd om hierover van gedachten te wisselen en stel daarna de laatste vraag.

Vraag 3: Koning Leeuw is jarig en hij heeft alle dieren formeel uitgenodigd voor het bijwonen van zijn verjaardagsfeest. Op één na zijn alle dieren aanwezig. Hoe verklaar je dit?
Het lied ‘The Lion Sleeps Tonight’ zit verkeerd met ‘in the jungle, the mighty jungle …’, want leeuwen leven niet in het bos. Tijgers wel, maar zijn geen koning. Zeg daarom niet ‘alle dieren in het bos’ als je de vraag stelt.

Het gaat erom dat de kandidaat de abstract geformuleerde vraag over verantwoordelijkheden, afspraken, governance en het wel of niet naleven van procedures vereenvoudigt tot: wie is er niet? Het antwoord is natuurlijk de neushoorn, want die zit nog opgesloten in de kast. Hier moet de adviseur laten zien dat hij de nieuwe vraag kan relateren aan het verleden. Hier nota bene een recente situatie waarin hij zelf advies gaf. Met andere woorden: de succesvolle oplossing van een eerder probleem heeft consequenties voor nieuwe situaties en opdrachten en daar moet een technisch adviseur rekening mee houden. Een kandidaat die antwoordt ‘de olifant’ is een adviseur die niet goed luistert en die heel langzaam (of niet) leert.

De sinaasappelsaptest
Als je wel het probleem maar niet de oplossingsrichting kent, nodig dan een algemene adviseur uit voor een kennismaking. Een mooie openingsvraag is of de adviseur weleens een seminar of symposium bezoekt. Meestal is dat zo: hoe moet een adviseur anders zijn/haar kennis op peil houden? Leg bij een onverwachte ‘nooit’ aan die kandidaat uit waarom hij/zij naar dergelijke studiebijeenkomsten zou moeten gaan. Je vindt immers actuele kennis heel belangrijk. Anekdote: symposium of symposion betekent ‘samen drinken’ en was in het oude Griekenland een feest waarbij gedineerd, gedronken, gebeden en vooral gediscussieerd werd. In kennisdeling is er dus, op het bidden na, niet heel veel veranderd in een paar millennia. Dit biedt een opstapje naar vraag 2: op die studiebijeenkomsten is het meestal goed verzorgd qua eten en drinken, vind je niet?

Is het antwoord ‘ja, altijd’, dan weet je dat de adviseur vooral qua locatie, drank en spijs uitstekend verzorgde leverancierscongressen bezoekt. Bij ‘vaak wel’ zijn het meer de gratis seminars die worden bijgewoond. Beide antwoorden zijn goed. Ook is interessant om te zien of de adviseur de persoonlijke verzorging totaal onbelangrijk vindt (dat wordt geen gezellige collega), of dat zij juist overmatig geboeid is door de netwerkborrel aan het eind. Omdat je vraag eindigt met een suggestie, wordt vaak ook duidelijk of de kandidaat meebeweegt naar het gewenste antwoord of juist bijzonder eigenwijs (bij de afwijzing altijd ‘authentiek’ zeggen) is.

Dan komt vraag 3, de ‘sinaasappelsaptest’, bedacht door Jerry Weinberg. Je vertelt dat je zo’n seminar hebt georganiseerd voor 500 bezoekers en dat maandagochtend 9.00 uur op elke stoel een glas vers geperste jus d’orange moet staan. Kan de adviseur dat voor je regelen?

Er zijn adviseurs die nadenken, mogelijke problemen overzien, de aanname doen dat zij het in hun eentje moeten uitvoeren, overwegen dat ze nooit op tijd op maandag in Amsterdam kunnen zijn en bezorgd zijn over wat te doen als er glazen omvallen en de stoelen helemaal nat zijn. Zij zeggen daarom ‘nee’ en vallen af.

Andere adviseurs ruiken omzet en zeggen meteen ‘ja’. Dat is een beter antwoord, maar niet wat we zoeken. De ideale adviseur zegt namelijk: “Ja dat kan ik en dit is wat het gaat kosten.” Met die toevoeging toont je aanstaande adviseur dat hij je probleem heeft begrepen, er serieus over heeft nagedacht en adequate oplossingen heeft gevonden. Hij zegt geen ‘nee’ vanuit de aanname dat je het ‘te duur’ zult vinden. Omdat het (objectief gezien) bijvoorbeeld duurder is dan de toegangsprijs voor het seminar of het gemiddelde honorarium voor een dagvoorzitter of meer is dan zijn ‘echte’ adviesopdrachten meestal opbrengen. Maar hij biedt, door de prijs te noemen, zijn opdrachtgever de keuze om het advies wel of niet aan te nemen.

Ook security-adviseurs doen er goed aan bij adviezen en go/no go’s niet te zeggen ‘nee’, maar ‘het kan en zoveel gaat het kosten’. Laat de opdrachtgever zelf besluiten of het te duur is.

Auteur
Robert Metsemakers schrijft op persoonlijke titel en is als ervaren IT-auditor en informatiebeveiligingsexpert beschikbaar voor security-advies en (algemene) schrijfopdrachten via robert.metsemakers@gmail.com.