Blog - Stapsgewijs aanpakken van negatief gedrag in vergaderingen

In zijn boek ‘Dave Barry Turns 50’ schreef hij: ‘If you had to identify, in one word, the reason that the human race has not achieved, and never will achieve, its full potential, that word would be meetings’. We kunnen niet uitsluiten dat ooit een vergadering tot een positief resultaat heeft geleid, maar veel vergaderingen zijn helaas zonder doel of resultaat en daarmee zonder nut. Door negatief gedrag van deelnemers zijn vergaderingen vaak bijzonder onplezierig voor de overige aanwezige personen en zonde van hun tijd.

Gebruik van de tabel
Neem deze tabel door en pik er het storende gedrag uit dat je zelf laat zien in vergaderingen en neem je voor om precies dit in de eerstvolgende vergadering (Zoom, Teams of fysiek) eens een keer niet te vertonen. Het resultaat is te versterken door de lijst met alle deelnemers te delen. Zodat iedereen voor zich (in het geheim) een eigen verbeterpunt kan kiezen. Die verbeterpunten gaan dan allemaal tegelijkertijd werken. Wat een feest om daar bij te zijn.

Sommige mensen hebben geluk en kunnen uit meerdere acties kiezen. Beperk het echter tot één aanpassing per vergadering. In het bijzondere geval dat alle gedragingen bij een bepaalde rol in de tabel van toepassing zijn, mag je jezelf wel lichte zorgen maken. Hoewel we allemaal volledige mensen zijn en niet uitsluitend de rol die we in vergaderingen spelen, past die stereotiepe rol dan toch wel heel erg goed bij jou. Je staat als het ware aan de rand van de afgrond en bent met dit ‘standaardgedrag’ al bijna veranderd in het stereotype, mogelijk ook buiten vergaderingen Nog een stap verder en je zegt: ‘Ja die gedragingen van die rol doe ik allemaal, maar ik zie niet in wat daar negatief aan is. Sterker nog, die acties maken mij juist zo effectief’. Ook dan is nog niet alles verloren, want je kunt nog steeds heel bewust één van de gedragingen als experiment een keer niet doen en kijken wat dat oplevert. Kijk na afloop terug op de vergadering – was de sfeer, het tempo, het resultaat en je gevoel over ‘volgende week weer met deze lui vergaderen’, anders door jouw veranderde gedrag? Zo ja, dan volhouden. Zo nee, de verandering proberen in een andere vergadering met andere deelnemers of met een ander gedrag uit de tabel. Want misschien herkende je zelf niet meteen je echte grootste vergaderfout.

Versnellen of vertragen
Als voorzitter van een vergadering kun je deelnemers ook nog op een andere manier helpen. Stem voor de bijeenkomst met twee personen individueel af. Tegen persoon A zeg je de indruk te hebben dat de vergadering te snel gaat voor sommige participanten. Zij kunnen het niet bijhouden en hun toch belangrijke input en denkkracht wordt daardoor gemist. Aan persoon A daarom de vraag al het mogelijke in te zetten om de vergadering en besluitvorming te vertragen, zodat deze deelnemers mee kunnen komen. Tegen persoon B zeg je juist dat er klachten zijn van deelnemers dat de vergadering te langzaam gaat en zonde van de tijd, saai en vervelend is. Persoon B krijgt dus het verzoek (of de opdracht, afhankelijk van de organisatiecultuur) alles te doen om de vergadering te versnellen, bochten af te snijden en sneller tot beslissingen te komen. Na de vergadering spreek je beide personen over het bereikte resultaat en hun ervaringen. Een durfal doet dit in een driegesprek; licht dan wel aan het begin je goede bedoelingen met die twee tegenstrijdige opdrachten toe. Meestal zal blijken dat alle acties van persoon A en B precies het tegenovergestelde effect hebben gehad. Door het vooraf exact bepaalde doel en een grondige evaluatie ontstaan vele leermomenten voor jullie. Het effect is te vergroten door de A en B opdracht aan precies de juiste deelnemers te geven, namelijk aansluitend bij zijn/haar gebruikelijke rol als versneller of vertrager in eerdere vergaderingen. Of precies tegengesteld daaraan, want in beide richtingen kun je iets leren om het ongelijk van Dave Barry (zie citaat) aan te tonen.

Tabel

Blocker
•Blokkeert de voortgang van de groep door afleidende of tangentiële discussies op gang te brengen
•Verwerpt ideeën zonder enige overweging
•Brengt voortdurend oude problemen naar voren die de groep eerder heeft opgelost

Attacker
•Bekritiseert, beschuldigt of beschuldigt teamleden
•Valt degenen aan die het niet (met hem) eens zijn

Attention seeker
•Zoekt erkenning door opscheppen
•Vertoont storend gedrag
•Promoot extreme ideeën
•Vertoont ander egocentrisch gedrag

Withdrawer
•Handelt passief en niet toegewijd aan de groep
•Kan niet deelnemen (aan werkgroepen) of toegewezen taken voltooien
•Mist vergaderingen (of komt te laat, loopt weg voor telefoon of vertrekt eerder)
•Neemt passief-agressief toevlucht tot buitensporige formaliteit bij het aanspreken van andere groepsleden

Monopolizer
•Zoekt erkenning en aandacht door het gesprek te monopoliseren
•Onderbreekt anderen voordat ze hun mening volledig hebben geuit
•Concurreert met andere groepsleden om aandacht

Poor listener
•Begrijpt vaak verkeerd wat anderen zeggen. Soms door na te denken over wat ze hierna zelf willen zeggen in plaats van te focussen op wat de huidige spreker zegt

Dominator
•Manipuleert individuele groepsleden of de hele groep door op ongepaste wijze echte of zelfgepercipieerde autoriteit uit te oefenen

Zealot [1]
•Probeert (voortdurend) leden te bekeren tot favoriet idee of stokpaardje
•Geeft preken aan groep over de toestand van de (hele) wereld
•Vertoont fanatisme

Cynic [2]
•Geeft een zuur uitzicht
•Houdt zich bezig met het opsporen van fouten
•Richt zich op negatieve aspecten
•Voorspelt het falen van de groep

Referenties
[1] Zealot = a person who is fanatical and uncompromising in pursuit of their religious, political, or other ideals.
[2] Cynic = a person who believes that people are motivated purely by self-interest rather than acting for honorable or unselfish reasons. Small Group Processes For Intelligence Analyse [unclassified report for Sherman Kent School CIA] - Richards Heuer jr., July 28, 2008. Tabel met ‘disruptive group members’ is volgens dit artikel gebaseerd op inmiddels verdwenen website van Phoenix Rising Coaching per August 14, 2007.



Robert Metsemakers schrijft op persoonlijke titel en is als ervaren IT-auditor en informatiebeveiligingsexpert beschikbaar voor security-advies en (algemene) schrijfopdrachten via robert.metsemakers@gmail.com

Dit blog verscheen in IB6-2020.