Blog - Beter spreken in het openbaar

Minstens één van deze tips, ideeën en technieken over spreken in het openbaar zal ooit je leven veranderen. Het verschil tussen een afwijzing of een geslaagde sollicitatie. Een presentatie voor collega’s zonder of met applaus na afloop. Iemand die na je verhaal komt zeggen dat zij nu heel anders tegen het behandelde probleem aankijkt. Deze tips komen uit een presentatie over presentaties die Patrick Henry Winston jaarlijks in januari gaf. Hij was Ford Professor Artificial Intelligence and Computer Science aan het Massachusetts Institute of Technology en overleed in 2019. Van zijn presentatie in 2018 is een video van een uur beschikbaar [1].

‘How to speak’
Je carrière wordt grotendeels bepaald door hoe goed je spreekt, hoe goed je schrijft en de kwaliteit van je ideeën. In die volgorde en in afnemend belang, volgens Winston. Officieren komen volgens het militaire recht voor de krijgsraad als ze hun soldaten zonder wapens het slagveld opsturen. Ook studenten moeten van hun docenten technieken meekrijgen om hun ideeën te kunnen ‘verkopen’. Zonder die technieken is het als inhoudelijk deskundige security officer alsof je in je broek plast, terwijl je een donker pak draagt. Het geeft jou een warm gevoel, maar niemand ziet er iets van.

Winston schijft aan het begin van de presentatie met de hand deze formule op een enorm schoolbord (waarover later meer):

I = f(K,P,T)

Je Impact (I) is een functie (f) - we zijn immers op MIT - van je Kennis (K) over spreken, hoeveel je oefent in de Praktijk (P) en je aangeboren Talent (T). Ook hier in volgorde van afnemend belang: genetisch talent voor spreken, als het al bestaat, speelt amper een rol. De adviezen van Winston richten zich op de kennis over spreken. Dit is de gemakkelijkste manier om de grootste toename van impact te behalen. Spreken in het openbaar doe je vaak. Zakelijk:  bij het geven van een security awareness presentatie of bij een sollicitatie. Privé: bij speeches voor familieleden of als 'best (wo)man' op een huwelijk of bij een presentatie aan bejaarden over het tractor-gebruik in de Achterhoek.
Een presentatie heeft een begin, een middenstuk en een eind. Vaak zijn er vragen vanuit het publiek. Er worden vrijwel altijd hulpmiddelen zoals PowerPoint gebruikt en Winston adviseert ook verhalen en attributen te gebruiken. Al deze onderwerpen komen hierna aan bod.

Het begin van de presentatie
Winston vraagt iedereen om laptops en telefoons weg te doen. Mensen hebben maar één taalverwerker in hun hersens en die kan maar één ding tegelijk. Hij wil dat ze naar hem luisteren en niet hun mail bijwerken. Begin je presentatie nooit met een grap, want je publiek kent je niet en moet wennen aan je specifieke manier van praten en mimiek. Daardoor mislukt een grap aan het begin vaak. Geef de luisteraars wel een ‘menu’: vertel waar je het over gaat hebben en in welke volgorde. Dit geeft hen een rode draad. Je kunt heel goed starten met een belofte: je gaat je publiek iets positiefs, nuttigs of tenminste interessants leveren. Doe dit op een enthousiaste manier, zodat ze het gevoel hebben dat dit de belangrijkste en interessantste speech ooit wordt en dat ze heel veel gaan leren. Dus niet: ‘Ik ga iets over SPAM vertellen omdat ze mij dat vanmorgen hebben gevraagd…’.

Het middenstuk: de ‘body’ 
Winston behandelt vier aanpakken voor het middenstuk:

1. Cycling - ‘rondfietsen’. Vertel over je idee, beschrijf dan de details van je idee en kom dan nog een derde keer terug op de kern van je idee. Zodat mensen die de draad kwijt raken, toch denken dat ze tenminste de hoofdlijn hebben begrepen. Dus: in het kort, in detail en in samenvatting. Of in termen van artificial intelligence: vertel ze het schema te laden, vul dan de details in, laat ze daarna weten wat geïndexeerd moet worden voor de toekomst.
2. Verbal punctuation - ‘hapklare brokken’. Elk moment van je presentatie is 20% van de luisteraars (gelukkig niet steeds dezelfde!) ‘even afgeleid’. Hak je presentatie op in delen en vertel je publiek tussen die delen door waar je bent. Dus: ‘Ik heb het gehad over cycling, nu ga ik het hebben over verbal punctuation en daarna heb ik nog een verrassing voor jullie’. Door de opdeling kunnen luisteraars de rode draad weer oppakken.
3. Fence your idea (or Near Miss) - ‘wat is het niet ?’ Ideeën lijken op abstract niveau bekeken allemaal op elkaar. Leg daarom uit welke ideeën wel veel lijken op jouw idee, maar toch anders zijn. Bijvoorbeeld: Het algoritme van Piet Puk levert ook een antwoord, maar zijn algoritme is exponentieel en dat van mij is lineair, en ik ben daarom klaar vóórdat het zonnestelsel explodeert en de aarde smelt.
4. Ask Rhetorical Questions. Maak ze niet te gemakkelijk, want dan durft niemand iets te zeggen. Maak ze ook niet te moeilijk. Wacht ongeveer zes seconden op een antwoord en ga dan verder met je verhaal. 

Tijd en plaats 
11:00 uur is een prachtige tijd voor een presentatie. Iedereen - zelfs MIT-studenten -, is inmiddels wakker, er is nog bijna niemand die alweer gaat slapen. Het is niet net na een (zware) maaltijd, je zit niet tussen je publiek en de borrel na afloop. 
Mensen hebben de neiging om in een schemerige of donkere kamer hun ogen te sluiten. Dan is het moeilijk om jouw schoolbord, whiteboard, flipover of PowerPoint-scherm te lezen. Zorg dus dat de ruimte steeds goed verlicht is. Winston stelt: als je een bank gaat beroven, ga je de zaak toch ook eerst ‘afleggen’ (= verkennen voor criminele doeleinden [2])? Zo vermijd je onaangename verrassingen voor jou als spreker.
Wanneer meer dan de helft van de stoelen in de zaal gevuld zijn, denken de aanwezige personen niet dat er elders iets gebeurt dat veel interessanter is. Stem dus de zaalomvang af op de verwachte hoeveelheid luisteraars. 

Hulpmiddelen
Met een schoolboard of whiteboard kun je grafische elementen gebruiken. Iets omcirkelen, een pijl van het ene naar het andere samenhangende onderwerp, of juist een kruis zetten door een slecht idee. Het tempo van schrijven op een bord komt overeen met de snelheid waarmee mensen nieuwe informatie kunnen verwerken. Dit tempo helpt je ook om niet te snel te spreken tijdens je presentatie. Er zijn weinig presentators die uit zichzelf te langzaam praten. Bovendien heb je iets om met je handen naar te wijzen tijdens je presentatie. Winston legt uit dat in sommige culturen het als heel negatief wordt ervaren wanneer je jouw handen in de zakken of op je rug houdt: misschien verberg je wel een wapen!
Door op het bord te schrijven, herinneren je luisteraars zich dat ze dat vroeger ook weleens deden: met de hand schrijven en nadenken over een onderwerp. Dit geeft meer verbinding met je publiek. 

Gebruik geen laserpointer. Om het rode puntje ergens op te mikken, moet je met je rug of in elk geval je achterhoofd naar het publiek staan. Daardoor verlies je contact. Als je zenuwachtig bent, ziet iedereen dat rode puntje trillen. Gebruik ook geen houten aanwijsstok of zo’n uitschuifbare metalen. In zijn presentatie laat Winston een aanwijsstok zien, om die vervolgens doormidden te breken. Als je iets kunt laten zien met een tastbaar voorwerp, werkt dat altijd beter dan een foto of tekst op een slide. Een voorwerp dat je nog niet gebruikt, geeft je luisteraars verder het gevoel ‘slim’ te zijn omdat ze alvast zelf kunnen bedenken waarom je dat ding hebt meegebracht.

Slides
Gebruik het bord of flipover om iets uit te leggen of te onderwijzen. Gebruik slides om iets te laten zien of om mensen te overtuigen dat jij gelijk hebt met je aanpak of idee. Gebruik op slides nooit een lettertype kleiner dan 40 punten. Anders ga je teveel tekst op de slide zetten. Op reis vroeg iemand ooit aan Winston om commentaar te geven op zijn slides. ‘Je hebt er teveel en er staat teveel op’ zei hij, voordat hij de slides had gezien. Je presentatie afdrukken (één slide per A4) en dan alles op een tafel leggen, geeft je snel een idee of jij ook ‘teveel’ slides hebt en of ze ‘te vol’ zijn. Lees je slides niet hardop voor. Zeker als je over artificial intelligence spreekt, zoals Winston, of information security, zoals wij, mag je ervan uitgaan dat iedereen in de zaal zelf kan lezen. Blijf in de buurt van het scherm staan, zodat je luisteraars niet hun hoofd heen en weer hoeven te draaien zoals bij een tenniswedstrijd.

Gebruik één betekenisvol plaatje per slide. Een paperclip-mannetje in de bijgeleverde ‘art’ van PowerPoint is niet betekenisvol. Zet er een pijl bij als een deel van het plaatje of schema heel belangrijk is. Nummer de pijlen als je er meer hebt. Zet er niet TIEN pijlen op! Een hapax legomenon (zie afbeelding) is een woord dat slechts één keer in een boek of tekst voorkomt. Taalkundigen kunnen dus niet uit verschillende contexten afleiden wat het betekent. In je presentatie mag je één ‘HL’ gebruiken. Zoals een ingewikkeld schema dat niemand kan begrijpen, maar waardoor iedereen snapt dat het getoonde onderwerp heel ingewikkeld is.

Je publiek onthoudt de geschreven informatie op je slides beter dan je gesproken verhaal. Als je dat echt wilt, kun je beter een artikel schrijven en dat verspreiden.

Dit is het einde
Herinner je publiek aan de belofte die je aan het begin hebt gedaan (zie mijn eerste zin), en toon samenvattend aan dat je deze hebt waargemaakt. Eindig je presentatie gerust met een grap, zodat je publiek het gevoel heeft dat je verhaal de hele tijd door plezierig was! Vraag je publiek om je vragen te stellen. Niet met een slide met daarop ‘vragen?’, die dan 20 minuten in beeld blijft. Daar kun je al die tijd beter een foto van jezelf, je naam, eventuele certificeringen en je mailadres laten zien. Bedenk een vraag die je aan jezelf kunt stellen om de zaal op gang te krijgen. Herhaal de vraag uit de zaal zodat iedereen hem kan verstaan. Probeer een gesprek te voeren met de vraagsteller in plaats van opnieuw een lezing te geven. Kap een zogenaamde ‘doorvrager’ resoluut af en behoud zelf de regie over je presentatie. Bedank aan het eind je publiek NIET, en zeker niet ‘voor hun tijd’. Het klinkt dan alsof ze uit beleefdheid jou een plezier hebben gedaan door te blijven zitten, maar dat ze liever iets heel anders hadden gedaan. Wat je aan het eind wél heel goed kunt doen, is het publiek groeten en een compliment geven. Zoals: ‘U was een geweldig publiek. Ik hoop dat u veel heeft geleerd over het geven van een goede presentatie.’

Referenties
[1] Video: https://ocw.mit.edu/courses/res-tll-005-how-to-speak-january-iap-2018/
[2] (Amsterdams) iemand in de gaten houden, bespioneren
 

Robert Metsemakers
Robert Metsemakers schrijft op persoonlijke titel en is als ervaren IT-auditor en informatiebeveiligingsexpert beschikbaar voor security-advies en (algemene) schrijfopdrachten via robert.metsemakers@gmail.com

Robert Metsemakers heeft d​​​​​it blog geschreven voor IB Magazine 3, met het thema Onderwijs, Ontwikkeling en Onderzoek. Door het grote aanbod aan artikelen voor IB3 en IB4, komt deze blog in het fysieke magazine IB1-2025.